Jakie dokumenty powinna posiadać organizacja pozarządowa? Do czego obliguje ją polskie prawo? O tym w dzisiejszym artykule.
Po pierwsze statut
Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)
- Organizacja pozarządowa (stowarzyszenie lub fundacja) ma obowiązek posiadania statutu i zarejestrowania go w Krajowym Rejestrze Sądowym.
- Treść statutu jest zgodna z ustawami: w przypadku fundacji – ustawy o fundacjach, w przypadku stowarzyszeń – ustawy Prawo o stowarzyszeniach.
- Organizacja prowadzi tylko te działania (statutowe), których zakres jest opisany w statucie.
- Jeżeli w organizacji zaszły zmiany, które dotyczą zapisów zawartych w statucie, to statut musi być zaktualizowany – także przez rejestrację zmian w Krajowym Rejestrze Sądowym.
- Reprezentowanie i zaciąganie zobowiązań (np. podpisywanie umów) w imieniu organizacji możliwe jest tylko przez osoby uprawnione – zgodnie z zapisami w statucie lub przez osoby, którym udzielono pełnomocnictwa – zgodnie z zapisami w statucie.
- Jeżeli organizacja chce korzystać z ulg podatkowych (ze zwolnienia z podatku dochodowego od osób prawnych), to musi umieścić w statucie cele sformułowane zgodnie z duchem z art. 17 ust. 4 oraz art. 4. ust. 1. Ustawy o podatku od osób prawnych.
- Jeżeli organizacja chce korzystać z pieniędzy publicznych, tj. chce realizować zadania publiczne, to w statucie umieszcza cele sformułowane zgodnie z duchem z art. 4. ust. 1. ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Rekomendowane standardy
- Statut jest jawny i ogólnodostępny (może być umieszczony na stronie internetowej organizacji).
- Cele w statucie są sformułowane tak, by odzwierciedlały działania organizacji i jednocześnie nie ograniczały jej rozwoju (nie są sformułowane za szeroko i nie za wąsko).
- Władze organizacji powinny znać statut organizacji.
- Członkowie i członkinie stowarzyszenia powinni znać kluczowe części statutu.
- Statut powinien być przekazany księgowości (osobie zajmującej się księgowością).
- Osoba zajmująca się księgowością powinna znać statut organizacji.
Po drugie KRS, NIP i REGON
Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)
- Organizacja pozarządowa ma obowiązek posiadania dokumentów rejestrowych (tj. potwierdzenie z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) zarejestrowania organizacji, potwierdzenie nadania numeru identyfikacji podatkowej NIP przez urząd skarbowy, numeru REGON (w Krajowym Rejestrze Urzędowym Podmiotów Gospodarki Narodowej) przez Główny Urząd Statystyczny lub potwierdzenie wpisu do właściwej ewidencji (np. prowadzonej przez starostwo).
- Jeśli zaszły zmiany w danych, które są podawane do KRS, urzędu skarbowego lub GUS-u, organizacja pozarządowa ma obowiązek ich terminowej aktualizacji.
Rekomendowane standardy
- Organizacja pozarządowa powinna przechowywać w swojej siedzibie oryginalną dokumentację rejestrową (potwierdzenia z urzędów, wnioski pierwotne i aktualizacyjne).
- Kopie aktualnych dokumentów rejestrowych powinny być przekazywane do księgowości.
Po trzecie dokumenty potwierdzające działalność organizacji
Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)
Organizacja pozarządowa ma i przechowuje dokumentację działalności swoich organów (zarządu, komisji rewizyjnej, walnego zebrania członków - w stowarzyszeniu, rady fundacji), które są potwierdzeniem ich działania (zwłaszcza podejmowane uchwały).
Rekomendowane standardy
- Wskazane jest, aby organizacja pozarządowa miała i przechowywała:
- aktualną listę członków stowarzyszenia (i innych organów organizacji)
- protokoły lub notatki z posiedzeń organów organizacji
- listy obecności z posiedzeń organów – jeśli są wymagane.
- Uchwała powinna zawierać: datę, przedmiot (czego dotyczy, np.: uchwała w sprawie…) oraz podpisy upoważnionych osób. Uchwała nie musi mieć numeru.
Po czwarte polityka rachunkowości
Podstawowe obowiązki prawne (obowiązkowe standardy)
- Organizacja pozarządowa ma dokument „polityka(zasady) rachunkowości”, który zawiera obowiązkowe części opisane w ustawie o rachunkowości (art. 10):
- określenie roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych
- sposób wyceny aktywów i pasywów oraz metodę ustalania wyniku finansowego (w tym zdefiniowanie tego, co jest przez organizację traktowane jako środek trwały i określenie zasad amortyzacji)
- sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym planu kont
- wykaz ksiąg rachunkowych
- opis systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów
- opis systemu księgowego (elektroniczny, ręczny, nazwa systemu).
- Polityka rachunkowości odpowiada rzeczywistym działaniom organizacji.
- Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także dokonywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego i sporządzania sprawozdań finansowych tak, aby za kolejne lata informacje z nich wynikające były porównywalne.
- Polityka rachunkowości i jej modyfikacje są zatwierdzane na piśmie przez zarząd (uchwałą).
Rekomendowane standardy
- Zarząd organizacji uczestniczy w tworzeniu polityki rachunkowości.
- Polityka rachunkowości powinna zawierać informację o obiegu dokumentów księgowych (w tym o sposobie zatwierdzania dokumentów).
- W polityce rachunkowości powinien być opisany podział kosztów na statutowe i administracyjne.
- W polityce rachunkowości powinny być zapisane terminy inwentaryzacji.
- Bardzo ważne decyzje finansowe powinny być zapisywane w polityce rachunkowości.
- Jeśli organizacja rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej lub odpłatnej, powinna zaktualizować politykę rachunkowości.
Po piąte dokumenty związane z siedzibą
Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)
- Organizacja pozarządowa ma i przechowuje dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym mieści się siedziba organizacji (umowę najmu, umowę użyczenia, akt własności).
- Jeśli organizacja prowadzi działania w innym lokalu niż siedziba, to ma i przechowuje dokument potwierdzający prawo do lokalu, w którym prowadzone są działania organizacji (umowę najmu, umowę użyczenia, akt własności).
- Jeśli organizacja odprowadza podatki od nieruchomości, związane z siedzibą lub lokalem, w którym prowadzi działania, to ma i przechowuje dokumentację dotyczącą tych podatków.
Po szóste dokumenty związane z rachunkiem bankowym
Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)
Jeśli organizacja pozarządowa ma rachunek (konto) w banku, to ma i przechowuje umowę na prowadzenie rachunku bankowego.
Po siódme fundacje: wewnętrzna polityka bezpieczeństwa finansowego
Podstawowe obowiązki (obowiązkowe standardy)
Fundacja ma i przechowuje dokument– procedurę wewnętrznej polityki bezpieczeństwa finansowego organizacji.
Za www.ngo.pl
